名刺の効率的な管理方法

名刺を管理することですが、以外と大変です。だいたい、最初は小さい名刺印刷ファイルに入れていきますが、それでは入らなくなってきますので、大きいファイルに入れなおしていくことが多いです。でも、それでもいっぱいになってくるのが名刺というもの。ここでは効率的な名刺の管理方法をご紹介します。

名刺印刷を確認するシチュエーション

名刺の一番最適な管理方法を選択するのは、まず名刺を何の目的で管理するかを整理することが重要です。名刺というものはビジネスのシーンで初対面の挨拶の時に交換するものですが、その名刺を以降にどういう目的で使うかがポイントとなります。例えば、日常に頻繁にお会いしたり、電話したりする相手ですと、当然相手の氏名や役職は常に頭に入っていて、電話番号も電話帳やアドレス帳、短縮番号に登録されている状態となるので、名刺そのものを見ることはほとんどないのが一般的です。しかし、大きな会合の場やイベント等でお会いした相手で、日常はほとんど接点はないが、ある状況下においてはアポをとるかもしれない、という相手の場合は、アポをとるときに電話番号や部署、役職を名刺から確認する必要が発生します。

名刺印刷の効率的な管理方法

名刺交換によって受け取った名刺を確認するのは、普段あまりお会いしない相手と連絡をとる必要がある場合が多いです。よって、名刺をファイリングするとき、ついつい自社と関係の深い相手の名刺を先頭にずらっとならべがちですが、そのような相手はほとんど情報を覚えているので実際に名刺を再び見る機会はほとんどないため、普段あまりお会いしない相手を効率的に探し出せるような配置にすることが望ましいです。つまり、名刺の効率的な管理方法は、当社とどのような関係があってどのような位置づけの会社か、という視点で管理するのではなく、「この名刺はどのようなシーンで再び確認する必要性が発生するか」という点を考え、その内容で分類し配置したほうが効率的であるといえます。

名刺の電子管理のメリット

名刺は必要なときにすぐに探し出せることができるよう管理することが大切で、どのような分類分けを行い、どのように配置するかにはいろいろな工夫やテクニックがあります。しかし、名刺という紙をファイルで原始的に管理するレベルではいかに適切な分類分けを行い、効率的な配置を行ってもすぐに探したい名刺を探し出せるわけではありません。名刺を確認したいときに本当に瞬間に探し出せるようにするために最も最適な方法は「電子管理」です。名刺交換を行い、名刺を入手したタイミングで電子管理システムのスキャナで読み取り、イメージ画像を登録し、会社名、名前だけを入力することで、その検索キーによりいつでも瞬時に確認したい名刺を探し出すことができます。このような名刺の電子管理システムは安価で入手も簡単ですので一度試してみてはいかがでしょうか。